Måske er du lige som mig på vej på sommerferie?
Jeg ved ikke, hvordan du har det, men jeg føler i øjeblikket, at jeg har mange flere opgaver, jeg gerne vil have løst inden sommerferien, end jeg har energi og tid til. Jeg er mentalt på vej på ferie – det er min familie så sandelig også – og alligevel er der masser at tage fat på. Hvordan løser jeg det?
Her får du en lille guide til det:
Sådan løser du effektivt dine opgaver
Hver gang du står overfor en ny opgave, så skal du beslutte, hvornår opgaven skal løses, og dermed hvor du skal gøre ad den. Du har følgende 4 muligheder:
- Udslette den
- Uddelegere den
- Udføre den nu
- Udsætte den
Lad os se på de forskellige muligheder:
1
Udslette opgaven
Det første, du skal overveje, når du står med en ny opgave, er om opgaven overhovedet skal laves? Hvad? Tænker du måske – selvfølgelig skal den laves! Men er du nu sikker på det? Spørg dig selv – hvordan passer denne opgave i forhold til mine drømme, mine værdier og mine kort- og langsigtede mål?
Passer opgaven slet ikke til nogen af dem – så skal du virkelig overveje, om opgaven skal udføres eller ej. Hvis du drømmer om en mere effektiv hverdag med fokus på alt det, som er vigtigt for DIG – så er det nu, du skal ændre vaner!
Jeg er helt med på, at der er nogle ting, vi skal gøre, for at få hverdagen til at fungere, men samtidig er det også her, vil skal sige fra, hvis opgaven ikke passer i forhold den hverdag, som du gerne vil have.
2
Uddelegere opgaven
Skal opgaven udføres, er det næste spørgsmål, som du skal stille dig selv, om du er den rigtige til at udføre opgaven? Er der andre, der kan tage denne opgave? Hvem? Og husk nu, at du ikke behøver at gøre ALLE ting selv.
Mænd og børn er også rigtige gode til at udføre opgaver, der hører med til hverdagen.
Det gælder også dine kolleger på arbejdet.
Måske er det endda på tide at overveje, om du kan købe dig fra nogle af de opgaver hjemme, som du ikke er så begejstret for, eller som vil lette dig rigtigt meget. Det koster naturligvis nogle penge, men tænk på, hvad en kop kaffe eller en flaske vand fra den lokale 7-Eleven koster hver dag.
Det er her du skal prioritere – hvad er vigtigst for dig i forhold til dit ønske om at skabe en mere effektiv hverdag?
3
Udføre opgaven nu
Vælger du, at opgaven skal udføres – og udføres af dig – skal du overveje, om opgaven skal udføres nu. Hvis det er tilfældet, behøver du ikke at gøre andet, en at få udført opgaven.
Der er ikke så meget at betænke sig på – bare se at komme i gang og får det gjort
4
Udsætte opgaven
Vælger du at udsætte opgaven og udføre den på et senere tidspunkt, er det næste du skal spørge dig selv om, hvornår du ønsker at udføre opgaven.
Vælger du at opgaven skal udføres senere i dag eller i løbet af ugen, så sætter du opgaven på din to-do liste for den pågældende dag. Vælger du at opgaven skal udføres senere, sætter du opgaven på din masterlisten.
En gang om ugen – på ugens vigtigste møde – vælger du de vigtigste opgaver på masterlisten og flytter dem til de daglige to-do lister for den kommende uge. Der er altså en tidsmæssig forskel på, hvornår du sætter dine opgaver på masterlisten og hvornår du sætter dem på din to-to liste.
To-do listen er et værktøj, der hjælper dig med din kortsigtede, daglige planlægning.
Masterlisten og Ugens vigtigste møde hjælper dig med den mere langsigtede planlægning.
