I dette blogindlæg vil jeg fortælle dig noget om, hvordan du bruger din tid allerbedst som konsulent, coach eller behandler.
Ikke fordi det er et særligt spændende emne, men fordi jeg gang på gang oplever, at mine kunder er vildt frustrerede over, at de aldrig har nok tid til alt det, de gerne vil.
Typisk spørger de mig, når jeg møder dem på mine mentor-forløb, hvordan de får styr på deres tid eller hvordan de får mere tid.
Jeg kan ikke give dig mere tid, men jeg kan vise dig, hvordan du får allermest ud af din tid som selvstændig.
Som selvstændig konsulent, coach eller behandler vil du opleve, at tid altid vil være den knappeste ressource for dig. Du står derfor hele tiden i valget: Hvordan kan jeg bruge min tid bedst muligt, sådan at min virksomhed får bedst gavn af den – og jeg samtidig får tid til at gøre en større forskel for mine kunder?
Der er altid nok at se til:
- Udvikling af nye produkter
- Sælge og markedsføre dine produkter
- Levere dine ydelser til dine kunder
- Følge op på tidligere og nuværende kunder
- Forskellige former for administration
- Fakturere
- Betale regninger
- Arkivere
- Rydde op
- Gøre rent etc.
Som selvstændig er du selvfølgelig nødt til nogen gange at kunne jonglere hurtigt i mængden af opgaver, og også at kunne flytte dit fokus til en anden opgave, hvis det viser sig, at det er nødvendigt, men rigtigt mange overvurderer, hvor mange opgaver, de er “nødt” til at løse i løbet af dagen.
Der vil altid være tid til de ting, som du prioriterer, udfordringen er, at det kun virker, hvis du hele tiden aktivt træffer beslutning om, hvad der nu er det vigtigste.
Tid er et valg – et tilvalg og et fravalg – og den måde, du bedst kan bruge din tid på, er ved at kigge fremad og beslutte dig for, hvordan du helst vil bruge tiden, og hvilket resultat du gerne vil have ud af det.
Vil du gerne gøre end endnu større forskel for dine kunder, end du gør i dag, ja så hjælper det ikke, at fortsætte, som du plejer – her er du nødt til at omprioritere din tid og dit fokus, sådan at du får plads og tid til at gøre den forskel, du drømmer om.
Inden jeg viser dig, hvordan du får styr på alle dine opgaver, skal vi dog lige have forskellen mellem effektiv og produktiv på plads:
Forskellen på effektiv og produktiv
Rigtig mange af os bruger ordene effektiv og produkt i flæng – vi skelner ikke mellem dem. Men det gør jeg her, så lad os lige starter med at forklare forskellen på de to ord:
Du skal altså ikke skabe mere effektive arbejdsvaner for at kunne nå endnu mere i løbet af dagen, men for at skabe endnu mere tid til det, der er vigtigt for dig, for dine kunder OG for din virksomhed.
Din nøgle til at blive mere effektiv vil derfor være at:
- Overveje, hvordan du bruger din tid
- Vide, hvad du gerne vil bruge din tid på – altså hvad er vigtigst for dig, for dine kunder OG for din virksomhed lige nu?
- Kunne skelne mellem, hvad det er, der haster, og hvad der er vigtigst.
Spørg derfor dig selv hver gang du går i gang med en opgave:
Er det her nu den opgave, der er allervigtigst for mig og for min virksomhed?
Nedenfor får du mine 3 favoritværktøjer til at skabe dig en hverdag som effektiv konsulent, coach eller behandler – en hverdag hvor du skaber dig tid til det, der betyder noget for dig, og som giver dig mulighed for at gøre en endnu større forskel for dine kunder.
Du kan sagtens vælge kun at bruge en eller to af værktøjerne, men de fungerer allerbedst, hvis du bruger dem alle tre sammen, fordi de opererer på hvert sit tidsniveau.
Favoritværktøj #1
Opgavelisten
For at kunne nå det hele og være sikker på, at det du nu arbejder på, er det vigtiste lige nu, handler det om at kunne prioritere og skabe overblik.
Rigtig mange af os har opgaver alle mulige steder. Det kan være i vores hoved, i indbakken eller på løse lapper alle mulighed steder. Når du har det, så har du rigtigt svært ved at få overblikket og prioritere dine opgaver i forhold til hinanden.
For at du kan prioritere dine opgaver, er det vigtigt at du har ET system og ET overblik, hvor alle dine arbejdsopgaver er planlagte og prioriterede i forhold til hinanden.
Det nytter altså ikke noget, at du har nogle opgaver i hovedet, nogle i din indbakke, nogle på papirerne på dit skrivebord, nogle i mødemapper eller notesbøger og alle dine private opgaver på samme vis. Så kan du ikke skabe et overblik og prioritere dine opgaver i forhold til hinanden. Du skal derfor have én opgaveliste, hvor du har det hele samlet.
På den måde:
- Glemmer du ikke vigtige opgaver eller overser dem
- Kan du hurtigt danne dig et overblik over dine opgaver
- Kan du prioritere de opgaver, der er vigtigst lige nu
Sådan laver du en opgaveliste:
Lav din opgaveliste i et format, der fungerer godt for dig.
Det er lige meget, om du bruger opgavefunktionen i Outlook, et Excel-regneark, en af de mange Apps, der findes (jeg er meget glad for Trello og Todoist), eller om du vælger en notesbog, et whiteboard eller noget helt andet.
Jeg bruger selvfølgelig Business Planneren, Dreams, Plans, Notes, som vi har udviklet i Iværksætter.nu, og som jeg er rigtig glad for, men det vigtigste er, at det fungerer for dig, så det kan godt være, at du skal prøve et par stykker af, inden du finder det rette format for dig.
Opret evt. forskellige kategorier af opgaver i forhold til de arbejdsopgaver, som du har i din virksomhed, og de opgaver du har privat. Det kan f.eks. være:
- Kunder
- Økonomi
- Hjemmesideopdateringer
- Nye produktideer
- Familie og venner
- Hus og have
Du skal selvfølgelig finde de kategorier, som passer bedst til dig.
Herefter kan du fylde dine opgaver ind under den kategori, som opgaven passer ind under.
Beslut dig også for, hvilke øvrige oplysninger, du har behov for under hver opgave. Det kan f.eks. være en oprettelsesdato, en deadline, elle hvem der skal have besked, når opgaven er løst. Det kan også være, at du har brug for lidt plads til at skrive nogle stikord til opgaven.
Jeg har lavet et download til dig, sådan at du hurtigt kan komme i gang med at lave din opgaveliste – den finder du her: Opgaveliste
Gå i gang med at udfylde det allerede nu og tag evt. en kopi af den, så du kan have den liggende ved siden af dig, mens du læser vider, så du hele tiden kan føje opgaver/kategorier til efterhånden, som du læser videre.
Favoritværktøj #2
Ugens vigtigste møde
Mit favoritværktøj nr. 2 til at skabe mere effektive arbejdsvaner er helt klart “Ugens vigtigste møde”.
Ugens vigtigste møde er, som navnet siger, et møde, som du holder med dig selv en gang om ugen.
Beslut dig meget gerne for at holde det på et bestemt tidspunkt om ugen, gerne på et tidspunkt, hvor du kan sidde uforstyrret.
Jeg har forsøgt mig med forskellige tidspunkter.
I starten forsøgte jeg mig med søndag aften, men jeg synes, at min weekend blev meget kort, når jeg skulle arbejde søndag aften, og jeg brugte også det meste af weekenden på at tænke over, hvad det så var jeg skulle lave i ugen, der kom.
Så forsøgte jeg mig med mandag morgen, men det fungerede slet ikke, fordi ugen så allerede var i gang og jeg blev overhalet indenom af alle mulige ting, som jeg skulle have gjort.
Nu er jeg endt med fredag eftermiddag, inden jeg lukker ned for weekenden. Det passer mig rigtigt godt, fordi jeg så får lukket ugen godt ned, og jeg får ro i hovedet hele weekenden, fordi jeg nu ved, hvad det er jeg skal i gang med, når den næste uge begynder.
Tidspunktet er egentlig ligemeget, bare det bliver samme tid hver uge, og at det er et tidspunkt, som fungerer godt for dig, så du får skabt en god vane.
Formålet med dette møde med dig som eneste deltager er at få styr på den kommende uge og at evaluere ugen, der gik.
Du får prioriteret ugens vigtigste mål og opgaver og får et overblik over næste uges gøremål, og du sikrer, at der er en rød tråd mellem det, som er vigtig for dig, for dine kunder og for din virksomhed, og det, du så rent faktisk bruger din tid på i den enkelte uge.
Dagsorden til ugens vigtigste møde
Din dagsorden til mødet kunne se sådan ud:
1. Evaluer den uge, der lige er gået
- Hvordan er det gået?
- Har du nået dine vigtigste mål for ugen?
- Hvis ikke, hvad forhindrede dig?
- Hvad har du ellers nået i ugens løb?
2. Tænk efter
- Hvordan har DU det?
- Hvad har DU allermest brug for?
3. Forbered
- Du begynder nu på dine to-do lister for ugen, men gør dem først færdige dagen før (se næste værktøj)
- Sørg for, at du får skabt plads til de opgaver og ting, der er allermest vigtig for dig i løbet at den kommende uge, sådan at du også arbejder PÅ din virksomhed (altså udvikler den), og ikke kun med at servicere dine kunder
- Vælg de tre vigtigste mål for ugen.
- Husk at overveje, hvor lang tid, det vil tage dig at udføre de opgaver, der skal løses for at nå dine mål for ugen, og sæt derefter den fornødne tid af i din kalender, og opgaverne på din to-do liste for dagen.
- Prioriter også målene i forhold til hinanden, så du ved, hvad der er vigtigst for dig.
- Hvilke øvrige opgaver skal du have løst i den kommende uge? Sæt dem på din to-do liste for den dag, hvor du vil løse opgaven.
- Tjek din opgaveliste og vælg de opgaver, du skal /vil have løst i ugens løb.
- Sæt også disse opgaver på dine to-do lister sammen med de møder og aftaler, du har i den kommende uge.
- Husk at der også skal være tid til dig og din familie – og til at betjene dine kunder – så pas på med ikke at være for optimistisk i forhold til, hvad du kan nå i løbet af ugen.
Det er forskelligt fra person til person hvor lang tid det vil tage at holde ugens vigtigste møde. Men forvent, at du skal bruge ca. 45 – 60 minutter på det – i hvert fald indtil du har fundet din egen rytme og facon. Jeg har lavet et lille download til dig, som du kan bruge, når du holder ugens vigtigste møde.
Det finder du her: Ugens vigtigste møde. Det er en god måde at fastholde det, du beslutter på dit møde og det gør det let for dig at evaluere ugen til dit næste møde. Kopier skemaet, så du laver et nyt skema hver uge.
I Business Planneren har vi også afsat plads til at du kan lave notater til hver eneste uge.
Favoritværktøj #3
En to-do liste, der fungerer
Du kender helt sikkert til værktøjet “to-do liste”.
Problemet med to-do lister er, at de sagtens kan blive ved og ved, og der kommer hele tiden mere på, end man kan nå at strege
Derfor får du her opskriften på en to-do liste, der fungerer:
1. Skriv ned
- Når du skriver dine opgaver ned, får du ro i hovedet. Du behøver ikke gå og huske på alt det, du skal nå. Samtidig får du også et fint overblik over de opgaver, du skal have løst i løbet af dagen.
2. Tænk efter
Lad være med at tro, at du kan planlægge for langt ud i fremtiden ad gangen.
Der vil komme uforudsete ting, som du også skal have på din liste. Derfor skal du kun planlægge for en dag ad gangen. Selvfølgelig kan der også komme uforudsete ting, der gør, at din to-do liste ikke holder, men sandsynligheden er mindre, når du kun planlægger for en dag ad gangen. Når du kommer til slutningen af dagen, overfører du de opgaver, som du ikke har nået til enten din opgaveliste eller til to-do listen for den dag, hvor du vil udføre opgaven. Smid derefter din brugte to-do liste ud.
Slut med endeløse to-do lister, der bare bliver ced og ved. Dvs. at du på en uge har 7 to-do lister – en for hver dag i ugen. Du er startet på dine to-do lister for ugen på ugens vigtigste møde, men du gør dem først færdige dagen før.
3. Planlæg dagen før
Når du planlægger dagen før, får du ro i hovedet, og du har en klar plan for den næste dag, der gør, at du sover bedre om natten. Samtidig har du den fornødne distance, der sikrer, at du ikke bare kaster dig over den første og bedste opgave, men vælger at starte med den opgave, der er vigtigst. Dermed sætter du selv din dagsorden i stedet for at lade andre gøre det.
4. Estimér
Estimer, hvor lang tid dine opgaver på listen vil tage. På den måde sikrer du dig, at du kan nå de ting, du vælger at sætte på din to-do liste. Det giver en fornemmelse af ro og overskud i stedet for, at du halser efter for måske at kunne nå det, du har planlagt.
Kan du se, at du ikke kan nå alle de ting, du har på din liste, kan du allerede dagen før beslutte dig for, hvad du bliver nødt til at udskyde til en anden dag.
I stedet for at det blot bliver de opgaver, der tilfældigvis ikke er blevet nået, træffer du et bevidst valg om, hvad det er, DU vælger at udskyde.
5. Alle opgaver på listen må max. tage 90 minutter
Når du skriver dine opgaver på listen, så bryd dem ned, sådan at den enkelte opgave max. tager 90 minutter. Når du har arbejdet uafbrudt i max. 90 minutter, har du brug for en pause. Pausen skal være min. 5 minutter, og du skal fysisk flytte dig væk for din arbejdsplads. Herefter kan du igen gå i gang med den næste opgave på din liste, (som sagtens kan være den samme opgave, men blot del 2).
6. Planlæg kun 60% af din dag
Vi kan ikke planlægge hele vores dag i detaljer, der vil være uforudsete opgaver og ting, der tager længere tid, end vi forventer. Regn med, at du max. kan planlægge 60% af din arbejdsdag, (det gælder nu også din øvrige tid). Har du en virksomhed, hvor du har en fysisk butik, eller hvor du har mange telefonhenvendelser, kan du højst sandsynlig kun planlægge ca. 40% af din tid, fordi du hele tiden skal være til rådighed og betjene dine kunder.
7. Prioritér
Når du har fået alle dine opgaver på din to-do liste for dagen i morgen, og du har estimeret, hvor lang tid hver enkelt opgave tager, er det tid til at prioritere dine opgaver.
Spørg dig selv, “Hvis jeg kun kan nå en opgave i morgen – hvad er så den vigtigste?”
Denne opgave giver du nr. 1.
Herefter spørger du igen dig selv: “Hvis jeg kan nå endnu en opgave, hvilken er så den vigtigste?”
Sådan fortsætter du, indtil du har prioriteret samtlige dine opgaver på to-do listen. På den måde sikrer du også, at det er de mindst vigtige opgaver, der ikke bliver løst, hvis du ikke når hele vejen igennem din to-do liste. Samtidig får du mere ud af de første timer på dagen, fordi du allerede har en klar plan for morgenen af.
8. Vær konkret
Skriv konkret og handlingsorienteret på dine to-do lister. Brug gerne et udsagnsord som første ord i din sætning. Det er altså ikke nok at skrive “tilbud”. Skriv i stedet “skriv tilbud til kunde A” eller “skitser kurset til tilbuddet til kunde A” alt efter, hvad det er, opgaven går ud på.
Det er ligegyldigt, om du vælger at have din to-do liste på et stykke papir, på din skærm eller som en App, det vigtigste er, at den er let tilgængelig i løbet af dagen, OG at du bruger den.
Jeg bruger også Business Planneren som min to-do liste – på den måde har jeg det hele samlet et sted.
Til at hjælpe dig i gang med de gode vaner for dine to-do lister har jeg lavet et download til dig, som du finder her: To-do liste.
Husk at kopiere arket, sådan at du har en to-do liste for hver dag i ugen.
Nu har du fået mine 3 favoritværktøjer til, at du kan skabe dig en effektiv hverdag som selvstændig konsulent, coach eller behandler – lige præcis den hverdag, hvor du skaber dig tid til alt det, der betyder noget for dig, og som giver dig mulighed for at gøre en endnu større forskel for dine kunder.
Men husk lige, at værktøjerne kun virker, hvis du begynder at bruge dem.
Vil du skabe flow i din virksomhed og gennemføre dine planer – én gang for alle – så tag med på 1-dags Powerful Planlægningsworkshop.
På workshoppen får du skabt et overblik og en klar plan for det næste kvartal – en plan, der giver dig det komplette overblik over dine opgaver.
Og det er dæleme effektivt!
