”Jeg ved virkelig ikke, hvad al den tid går med. Det er, som om den bare smuldrer mellem fingrene på mig. Og nu fik jeg igen ikke markedsført min forretning.”
Jeg nikker. Det er ikke første gang, mine klienter fortæller den historie. Om tiden, der forsvinder. Det er frustrerende. Opgaver, du aldrig når i mål med. Du bliver ved med at udskyde dem til næste uge eller liiiige mangle det sidste.
Jeg kan ikke give dig mere tid. Det er der ingen, der kan. Men jeg kan hjælpe dig med, hvordan du bruger tiden rigtigt – så du når det, der er allervigtigst for dig og din forretning.
Du behøver ikke spæne rundt med følelsen af, at du har rasende travlt uden rigtig at nå noget.
I dag skal du lære, hvordan du skaber overblik, lægger en realistisk ugeplan og oplever at få tingene gjort.
Til det får du to slagkraftige værktøjer. Jeg vil gå så langt at sige, at det er de to værktøjer, der skaber den allerstørste forskel i mine kunders liv.
Er du klar til også at skabe forandring i dit?
Så hæng på.
Værktøj #1
Modeluge
– få styr på din tid
Der kan være mange grunde til, at du føler, tiden smuldrer for dig. Måske bliver du afbrudt og hevet ud af fokus. Måske springer du fra opgave til opgave og har en masse halvfærdige projekter. Måske tager du opgaverne, som de kommer, i stedet for at sætte tid af til dem. Måske er du urealistisk omkring, hvor lang tid en opgave tager – eller må tage.
Når der kommer en klient eller kunde ind ad døren, er det ikke så svært at dedikere sig til hende, vel? Så kigger du ikke væk og går i gang med en anden opgave, selvom du ved, kunden også er vigtig for din forretning.
Hvad hvis din markedsføring, udvikling eller administration kom ind ad døren? Hvad hvis du havde sat to timer af til netop dét og kun afveg, hvis du på forhånd havde tjekket, at det var OK, og booket en ny tid?
Nu sørger vi for, at der bliver tid til dine vigtigste opgaver. Vi tager os tiden. For vi skal i gang med at skitsere din uge.
Grib ud efter noget at skrive på. Gerne noget stort som et whiteboard eller en flip-over-tavle. Men har du ikke det, kan et A4-ark eller skema på computeren også gøre det.
Du skal have seks kolonner (otte, hvis du også vil have weekenden med) og minimum fire rækker. Skriv ugedagene:
Husk at være realistisk. Hvis du i den perfekte verden var klar klokken 8, men i praksis først lander ved computeren, lukker Facebook og skænker kaffen 8.30, så skriv 8.30. Så slipper du for at være bagud fra start.
Husk også at skrive ind, hvis du arbejder i løbet af weekenden, hvad end det er med kunder eller administrative opgaver som fakturering.
Godt. Er der dage og tidsrum, hvor du altid har kunder? Hvor du har brug for at sidde for dig selv? Hvor du er mere kreativ end på andre tidspunkter?
Du er direktøren i denne her biks! Udnyt det. Du bestemmer selv over din tid. Hvordan vil du gerne arbejde?
Sæt det ind i modelugen - det kunne se sådan her ud:
Smukt!
Hvis du nu sidder og tænker ”Jamen jeg kan da ikke være sikker på, mine kunder altid kan om formiddagen – hvad hvis jeg har en kunde, der kun kan om onsdagen, hvor jeg har markedsføring og udvikling på programmet?”
Ja så er modelugen ikke mere rigid, end at du kan flytte rundt på tingene.
Min pointe er bare, at det så er et aktivt valg, hvad end du ombooker markedsføring fra onsdag til fredag eller helt dropper markedsføringen den uge. Det er fint, hvis du vælger en ekstra kunde til og tjener lidt flere penge her og nu. Hvis det giver god mening i den uge, så gør du bare det. Men det er et bevidst valg – og fravalg – du træffer.
Værktøj #2
Ugens vigtigste møde
– få tingene gjort
Når du har styr på din modeluge, kan du gå i detaljer med, hvad de forskellige tidsrum skal gå med i den kommende uge.
Til det anbefaler jeg, at du holder Ugens vigtigste møde.
Ugens vigtigste møde er et møde, du holder med dig selv, hver uge.
Her følger du op på, hvordan den forgange uge er gået, dine mål og dit fokus for den kommende uge, og hvordan du vil bruge din tid.
Ugens vigtigste møde er en kæmpe hjælp til dig, der:
- Er (for) tidsoptimistisk
- Har mistet overblikket
- Ikke prioriterer f.eks. markedsføring eller administration
- Ikke synes, du har styr på din tid
- Føler, at tiden smuldrer
- Ikke får tingene gjort
På ugens vigtigste møde dedikerer du timer til hver enkelt opgave. Du putter hverken flere eller færre opgaver ind i modelugen, end du har tid til. Det betyder, du får en realistisk og effektiv plan – lige til at gå i gang med, når den nye uge begynder.
For problemet er, at vi ofte overbooker os selv. Vi er evigt optimistiske omkring, hvad vi kan nå. Og når vi så ikke lever op til den uholdbare plan, føler vi os utilstrækkelige, ineffektive og overvældede. Vi springer mellem opgaverne og bliver ikke færdige med noget som helst. Det er ikke effektivt. Og det er ikke sundt.
Du afgør selv, hvornår du lægger Ugens vigtigste møde. Jeg holder det selv fredag eftermiddag, så jeg kan gå på weekend, vel vidende at jeg har styr på, hvad jeg skal i næste uge, og kan lade tankerne holde fri.
Passer det dig bedre på et andet tidspunkt – så gør du det dér. Det vigtigste er, at du gør det. Vælg helst samme tidspunkt hver uge, så det bliver en rutine.
Sæt også tidspunktet af i din kalender, og planlæg det gerne 6-12 måneder frem.
Det er forskelligt, hvor meget tid mødet kræver. For nogle tager det 20 minutter. For andre to timer. Jeg vil foreslå, du sætter én time af de første gange.
Dagsorden til ugens vigtigste møde
Nu skal du se, hvad der er på programmet til ugens vigtigste møde.
Undervejs tænker du måske ”Er det virkelig nødvendigt?”. Men prøv at gøre det alligevel. Sæt dig for at holde Ugens vigtigste møde med denne dagsorden i minimum tre uger. Først herefter beslutter du dig for, om du vil fortsætte.
Jeg er sikker på, du vil opleve, det faktisk er rigtig rart at sætte ord på den forgangne uge og rette fokus mod og få ro på tankerne om næste uges opgaver. For ikke at nævne tilfredsstillelsen ved at nå i mål frem for at kigge forpustet på den optimistiske to-do-liste.
Få min udvidede guide med arbejdsark lige til at printe til Ugens vigtigste møde her.
Dagsorden
1. Evaluér ugen, der gik:
- Hvordan er det gået?
- Har du nået ugens vigtigste mål?
- Hvis ikke, hvad forhindrede dig?
- Hvad har du ellers nået i ugens løb?
2. Tænk efter:
- Hvordan har DU det?
- Hvad har du allermest brug for?
3. Forbered:
- Begynd på dine to-do-lister for ugen, sådan at du ved, hvad du skal lave under de forskellige kategorier i din modeluge. Du kan dog først gøre listerne færdige dagen før, fordi der højst sandsynligt kommer ting, der skal på listen i løbet af ugen .
- Sørg for, at der er plads til de opgaver, der er allervigtigst for dig i den kommende uge, så du også arbejder PÅ din virksomhed (udvikler den) og ikke kun I din virksomhed (servicerer kunder).
- Vælg de 3 vigtigste mål for ugen.
- Overvej, hvor lang tid det vil tage dig at udføre de opgaver, du skal løse for at nå dit mål. Sæt derefter tid af i kalenderen, og put opgaverne på din to-do-liste.
- Prioritér målene i forhold til hinanden, så du ved, hvad der er vigtigst for dig.
- Hvilke opgaver skal du ellers have løst den kommende uge? Sæt dem ind på din to-do-liste på de dage, du vil arbejde med dem.
- Sæt også møder og aftaler ind
- Husk, der også skal være tid til dig og din familie – pas på med at være for tidsoptimistisk.
Er du klar til at få det fulde overblik og nå dine mål?
Nogle gange har vi mennesker brug for en mentor, der følger op på vores mål og viser os vejen. Én, der spotter de muligheder, vi selv overser. Én, der hepper, opmuntrer og giver et kærligt spark bagi.
Har du brug for hjælp til at booste din personlige effektivitet, få overblik og nå dine mål? Vil du for alvor rykke din forretning?
Så tjek mit individuelle mentorforløb. Her mødes vi to timer ad gangen og dykker ned i det, der er vigtigt for dig og din virksomhed.
Vi arbejder med én gang for alle at skabe et stabilt flow af kunder og en veletableret økonomi. Men det er ikke nok. DU skal også trives. Ellers kan det hele være lige meget.
Er du klar til at skabe det soloselvstændige liv, du længes efter? Se her, hvordan vi sammen kan gøre det til virkelighed.
